你需要的是?个外脑，能够帮助我们记忆、整理?脑不擅长的东西。

这是我沉淀至少6年的经验，本文不仅包括搭建理论，还包括具体的实操步骤，细到可以说是手把手教了，看完如果搭建不出来，请来打我，不看完的同学，保证吃?亏。

阅读提示：

1。文章?约1W多字，相当长，内容非常硬核，所以读起来不会很轻松，甚至有些烧脑，需要你集中注意力，不建议碎片化时间阅读。

2。本文是?套完整的知识体系，文章不会上来就直接扔你?个解决方案，而是会从『是什么』和『为什么』开始，告诉你前因后果后，最后才会告诉你怎么去做。

下面正文开始…。。

什么是知识管理系统？

我们先不回答这个问题，直接上个场景~

假如你床头有10本书，你要在其中找到?本书，你会怎么找？

你可能会说，扫?眼就找到了啊。

但是，假如你现在身处世界上最?的图书馆：美国国会图书馆，藏书超2。1亿本，现在你想在里边找到某?本书，请问你如何找？

?本?本翻吗？累死你，2。1亿这个数字我给?家换算了?下，把2。1亿本书铺起来可绕地球近两圈。

不仅仅找书，图书馆每天还要在其中处理上千万次的查询、借书、还书、入库………

仅凭?脑是没有办法处理这么?的信息量的。

那么图书馆的管理?员，是如何解决这些问题的？

当让是靠着?套管理系统，让?切规律化，规则化，系统化，把?解放出来。

如果没有这套管理系统试想怎么样？

同理，我们的知识管理系统就相当于这个图书管理系统，而知识就如同这?本本图书，当有了套系统去管理它们以后，我们就相当于拥有了另外的?个?脑，如此就可以把我们?脑不擅长的东西，全部扔给这个外脑，让它帮助我们记忆，整理等等。

为什么你必须要建立外脑？

1。?脑是用来思考的，不是用来记忆的。

记忆，尤其是死记硬背，是最反?性的，进化论告诉我们，?脑只会记住最能帮助我们?存的信息，至于无关紧要的，它为了节省脑力资源会尽可能的忘记它们，同样的?脑也只能处理眼下的小部分信息，而面对?量信息处理的时候，?脑就会罢工。

我们平常用脑的时候，感觉思绪乱，头昏脑涨，就是因为?脑处理的信息已经超过了它的负荷。?脑的机制天?就不是为了记忆和处理?量信息而设计的！！！

但是在现实?活中，我们又需要处理和记住很多信息和知识点，以便使用的时候可以随用随取，那应该怎么办呢？

当然是建立外脑！！！

前面说了我们?脑不擅长的记忆和?规模信息管理，但这却是我们外脑所擅长的。我们的?脑会遗忘，但是外脑它永远也不会忘的，你建立的这个外脑就会和你的?脑形成互补，各发挥其所长。

正如上面的图书管理案例，我们不需要记住每本书的信息，我们想要的时候，只要知道怎么从图书管理系统中找到它们即可。

所以想发挥?脑真正的威力，就把它从记忆中解放出来，让它去思考，而不是让它去记忆。

有同学看到这里可能会抬杠：有必要弄这么?个外脑吗，我?脑就够用了啊。

当你只想做个「撸瑟」的时候，觉得这辈子能搬个砖，扛个水泥就够了，那么你就可以离开了，因为你确实没有这个需求。

但是你想获得不断成长，要获得更强的能力，想要在社会的激烈竞争中有足够的竞争力，你的知识储备必然需要被扩?，这种情况下，你要靠脑子记忆吗？回想你上学的?涯就知道了，那是多么痛的领悟~

正如上文案例，你只有十本书的时候，当然不需要建立外脑，想要啥扫?眼就够了，但是当你有1000本、10000本、?百万、?个亿本的时候呢？

以上只是我们必须建立外脑的?个理由之?，除此之外，还有?个更重要的理由。

2。外脑是为了帮助?脑更好的记住：有逻辑关系的知识，你用的时候才能想起来。

为什么会这样说呢？

同样我们先不回答这个问题，给你来个小测试。

现在思考?下：我让你说水果的名字，你看看你能说出多少个水果。

你可能会说，这有什么难的：苹果，香蕉，梨、橘子、火龙果、西瓜…。

但是你发现越往下，你思考的时间就越长，越说不出来。

你可以先暂停阅读试试~

那么我再换?个问题，请告诉如西红柿炒鸡蛋怎么做？

你可能想都不用想，直接就可以脱口而出：准备食材–>洗菜切菜—>爆锅开炒—>…。。

为什么会这样？

因为前者?脑索引的是?个点?个点的信息，后者索引的?整个结构，?整套流程，?整张知识的网。

你看，点状的东西被?脑索引是很困难的，但是有逻辑有结构的东西则不同，后者?索引就是??片，?整个体系。当你把点状的知识编织成?张网后，它们就会形成你的思维模型，这样，你用的时候才能想起来。

很多?抱怨，学过的东西用不出来，反思?下，从小到?，你调用你知识储备的时候是不是都像是上面想水果?样，想到哪是哪。

你整理过你的知识吗？你的知识是成结构的吗？你脑中有这么?张庞?的知识结构网吗？

而把知识打入外脑的过程就是在编织你这张网，所以建立外脑的本质就是体系化你知识的过程！！！

啰里八嗦了那么多，想必你已经知道建立『外脑』的重要性了，那么如何建立外脑呢？

如何建立外脑？

整个外脑是由两个系统构成。

第?个是储存笔记的系统。

第二个则是索引笔记的系统。

你可以理解成?个放，?个拿，这里知道有这么个东西即可，后文会展开介绍。

而整个外脑的搭建可以归纳为三步走~

第?步：把收集知识有序的装进去

第二步：把知识整理好，设立规则，以供随时提用。

第三步：用的时候可以迅速的把需要的知识拿出来。

整篇文章的核心下面?张图就概括了，但是为了让你彻底搞定这件事，我会掰开了揉碎了，?步步手把手带你搭出你的知识管理系统。

下面我们先从搭建储存体入手，从零开始搭建整个外脑系统~

?：选择外脑载体

?台能正常跑的电脑系统，前提就是主机，显示屏这些硬件载体，你操作系统再牛逼，没有主机你也跑不起来。

同理，我们的外脑的搭建也是如此，所以建立外脑的第?步，就是找到外脑的载体，即存放我们知识的工具。

那么市面上提供给我们现成的外脑载体都有哪些呢？

太多太多了，主流的有道云笔记、印象笔记、onenote等，都可以作为我们外脑的载体，它们各有优缺点，想详细了解的同学请自行了解，我这里就不展开了，?家凭借喜好选择，总之，都是现成的，任君选择~

我本?的外脑载体为有道云笔记，下文演示，均以此笔记做案例，其他载体同理~

当我们确定了?脑的载体以后呢？

建立几个文件夹后，就开始?顿操作猛如虎，类似下面这样的吗？

这样的外脑系统有什么问题呢？

①层次结构混乱：这样长长的列下来，我不知道你头?没有，别说提取了，我单单看到这?串，头就先??圈了。

因为这样混乱的结构，含糊其辞的目录，会让你翻看这些东西的时候，对这种凌乱有?种厌恶感。

②提取困难：混乱的内容，会让真正用的时候找不到，所有的笔记，如果用的时候找不到，或者需要很?的功夫才能找到，那这个外脑系统就没多?意义了，当你笔记内容少的时候，你还能记得那是哪，但是当?到?定量级了呢，你的外脑?定会崩溃。

③知识碎片化：以上所建立的文件夹，之间都是割裂的，笔记与笔记间连接不起来。

我们在文章开始的时候就说了，外脑的作用除了帮我们承担记忆的负担，还有?项职能就是辅助我们?脑为我们建立起知识体系，如果你的笔记之间都是?个个散乱的点，那么外脑的意义就要被砍掉?半。

?句话来说，上面的那些都不是?个好的外脑，因为它并没有解决我们为什么建立外脑的本质问题。

那么什么是好的外脑呢？

1。知识结构体系化：笔记与笔记间的知识点不分散，不是乱七八糟的，不是碎片化的。

2。方便管理：看到不头?，结构清晰，?目了然。

3。提取方便，高效：最好高效到如同探囊取物，想到就能秒拿到。如果这?点满足不了，找?个想要的信息要半天，那么这套系统就没有多少意义。

好了，到了这里你知道了，?个好的外脑的标准，随着而来的?个问题就是，如何才能让你的外脑达成以上标准。

那么如何让外脑满足以上条件呢？

正如电脑的windows系统?样，装上了，我们就无需用乱七八糟反?性的dos命令去让计算机工作，所有的?切都有序的跑在这套清爽的图形化系统之上。

同理想让外脑不乱，你必须部署?套规则化的操作系统，让我们的知识笔记全部跑在这套管理系统之上，保证底盘不乱，根基稳，而不是随性而建。

所以找到载体之后，不是?顿操作猛如虎，而是要给我们的外脑装上?个类似windows?样的底层系统，而我们这套跑在外脑载体上的系统就是GTD系统，所以我们建立外脑的第二步就是给它装上这套系统。

二：部署GTD操作系统

①什么是GTD系统？

GTD的英文全称是：GettingThingsDone

这是由著名的时间管理?戴维?艾伦在他的著作《尽管去做》里提出的?套移动硬盘式的任务管理方法，它的核心精髓是把所有待办任务都从?脑里移出去，清空?脑，用外部的工具去管理任务，让?脑的全部资源都用来思考，而又不会遗漏任何?件事。

部署了GTD系统在笔记本上，我们就可以借助GTD的工作流，不仅拥有了知识管理系统，而且还把我们的日程管理系统也都囊括其中了，极?幅度的解放了我们的?脑。

②如何部署GTD系统到笔记本上？

GTD工作流总共有5个步骤：收集、厘清、整理、归档、回顾。

而把它用到我们的外脑上就变成了信息管理流，同样也是五个步骤：

GTD信息流：收集箱、等待处理、将来可能、归档资料、专题研究。

下面分别介绍?下，我们设置的这五个文件夹可以干什么。

1。收集箱

这个就相当于你在各?平台点的收藏，比如我们拿手机刷到好文了（比如这篇文章哈~），我们就可以把各?平台的好文，?键集中扔到这个收集箱中。

这个东西的作用就是负责收集，你不必操心该放到那个分类，所有的好东西，?股脑扔进去就OK了，这样就可以?幅度的解放我们分类归类的时间，等到了?个固定的时间，比如晚上统?处理，这样既不打断我们当前手头的事情，同时又确保了收藏的文件不会乱七八糟，又能让你认真的评估和精读这篇文章，确保进入你笔记的都是精品。

2。等待处理

这个文件夹承载我们当天的日程，备忘录，记事本，沉思录、日记本等等。

你应该有体会，?脑凭记忆力处理这些事情有多坑爹，我们就可以把这些事情交给外脑处理，把日程，待办事项等全部移到这个文件夹里，把这些事情全部从?脑中清理出去，想知道接下来要做什么事情直接来翻这个文件夹，效率高的飞起。

3。将来可能

这里主要承载计划、规划、想法、点子类的东西。

比如你看到了?个点子，发现了?个项目，你就可以先把它扔到这里，作为你的灵感库。

4。归档资料

这个是我们的知识的?本营，最终所有的信息和笔记都会被归入到这个文件夹中，我们收集到的信息通过整理完毕以后，就放入这里，以供随手复习和使用的时候随时调取。

5。专题研究

比如我最近对唱歌比较感兴趣，那么我就可以单独这专题这里建立?个文件夹，专门服务于唱歌，当研究出成果了，再把它归入到归档资料中。

当你在你的笔记本上，创建了这个5个文件夹后，你的GTD系统就部署完成了。

你看，部署了GTD，通过GTD来处理信息后，你的外脑是不是特别有层次感，是不是感觉外脑像是有了灵魂?样~，而不是类似于上面那四个笔记长长的?串。

那么部署完GTD系统后就完了吗？当然不是。

完成了最底层系统的搭建，我们就要开始去处理输入进来的笔记了，前面说了，最终所有的笔记都会被汇总归档到『归档资料』这个文件夹之中，所以我们管理笔记的核心就在此文件夹中，但是那么多的笔记，怎么去管理啊，还是像上面图中那四个案例?样，列出长长的?串文件夹吗？

下面我们进入本文的第三个模块，来解决以上问题。

三：规则化信息——给外脑立结构、给笔记立规矩。

我们都知道无规矩不成方圆，如果归入进来的笔记没有规则，那就会乱七八糟，完全没效率可言，所以我们必须要给输入进来的笔记进行处理，教给它们规矩，让它们变得清晰有规律，只有这样，你提取它的时候才能迅速找到你想要的。

但是要设立那些规矩呢？如何设立呢？

下面提供四?原则，保证让你的笔记规规矩矩的。

①最简层原则

什么是最简层原则？

所谓最简层原则就是让文件夹尽可能的少，层级尽可能的少，因为只有数量少，你看起来才不会头?，如果还是?层又?层的文件夹，那就和前面你看到的那四张笔记没啥差别了。

那么如何才能尽可能的少呢？

当然是找?个可以把所有东西都包括进来的维度，它符合之前文章提到的MECE原则，既涵盖了所有笔记特性，又不遗漏，同时又不冗长。

我这里就提供给你?个这样的维度，以笔记的「用处」这?个维度进行划分，即：『学习』『工作』『?活』。

你可以随便想，从用处来论，任何笔记都不会逃过这个三个分类的，所以它是符合MECE的，我们就以它作为划分知识的标准，作为『归档资料』的打底文件夹，这样我们就实现了最简层。

打底文件夹有了，我们就需要根据自己的需求对文件夹做?些进?步细分，但如果你还是建立?串文件夹，整个笔记体系必然会乱，那么如何管理下?级的文件夹呢？

这就用到了让你笔记规矩的第二个原则！！！

②目录编码原则

什么是目录编码原则？

你可以先思考下这个问题，?本书有那么多的知识点，它是怎么排版才让内容清晰?目了然的？

当然是把图书知识结构整理成目录按照层次编码啊，如下图，这样你看起来结构就会非常清晰，?目了然，同理，我们对文件夹的层级管理，同样采用这种方式，让文件夹的层级与层级之间建立起逻辑关系。

那如何目录编码呢?

这里不进行赘述，我给你做了?张图，扫?眼估计你就会了。

除了建立起清晰的逻辑层次外，为什么你?定要用目录编码？

因为有了目录编码后，笔记就能实现自动排序！！

笔记本?般都是按照名称排序的，比如，数字1在数字2前面，字母A在字母B前面，如此就会非常有序，可参考微信好友目录哈~

如果你没给它这样规则化命名，则会出现乱序情况，会让笔记看起来乱七八糟的，但如果你设置了编码，就能实现自动排序，非常爽啊~

所以我们采用图书目录编码，?箭双雕，不仅让结构逻辑层次清晰，而且还能实现自动排序。

以上我们说了让你笔记规矩的四个原则的前两个原则，有了它们可以让你的笔记结构层次有了?个质的提升，但仅仅是层次清晰还远远不够，想要你的笔记规矩，你还需要第三个原则。

③统?命名原则

什么是统?命名的原则？

即：无论是文件夹还是笔记本身，都要遵循?套标准的命名原则，只有这样你的笔记才不会乱，切记把笔记命名成这样的无格式笔记，?旦养成这样的习惯，后期会让你有?种想锤死你自己的感觉，相信我~

那么用什么标准命名呢？怎么命名？

下面我给出三个方法，让你解决这个问题。

1。用黄金圈法则命名文件夹

你学习的任何?个知识点或专题都逃不过黄金圈的终极三问，即：是什么（what）、为什么（why）、如何做（how）。

比如你想研究演讲的话题，那么你就可以创建三个文件夹：

1。什么是演讲？（whatis演讲）

2。为什么要学习和训练演讲？（why演讲）

3。如何训练演讲？（howto演讲）

当你创建了这个三个文件夹后，你就可以把演讲相关的所有知识点按照黄金圈分出的三个文件夹分别归属，如此每个文件夹对应啥内容，?眼望穿~